Cách dùng Notion quản lý công việc tại xưởng & cửa hàng nội thất

Một xưởng sofa như Ghế Sofa 360 tại Lê Chân, Hải Phòng mỗi tháng nhận vài chục đơn đặt riêng, mỗi đơn lại khác nhau về khung gỗ, mút, chất liệu bọc, kích thước theo mét dài. Nếu chỉ ghi vào sổ tay hoặc nhớ miệng, rất dễ quên đơn nào cần giao trước, mẫu vải nào đang hết trong kho. Notion giải quyết đúng vấn đề này: một nơi duy nhất vừa là bảng theo dõi sản xuất, vừa là kho dữ liệu mẫu vải/da, vừa là lịch giao hàng cho cả showroom Đống Đa lẫn xưởng Lê Chân.

Bước 1: Tạo workspace và 3 database cốt lõi

Mở Notion, tạo một Workspace tên “Ghế Sofa 360 – Vận hành”. Bên trong, tạo ba database dạng bảng (Table view):

• Đơn hàng sản xuất — theo dõi từng đơn sofa đặt riêng
• Kho mẫu da/vải — quản lý tồn kho nguyên liệu bọc ghế
• Lịch giao hàng — sắp xếp giao theo khu vực

Ba database này liên kết với nhau bằng thuộc tính Relation, ví dụ một dòng trong “Đơn hàng sản xuất” có thể link trực tiếp tới dòng vải đang dùng trong “Kho mẫu da/vải” — khi thợ report hết vải, chủ xưởng nhìn vào là biết ngay đơn nào bị ảnh hưởng.

Bước 2: Thiết lập database “Đơn hàng sản xuất”

Đây là bảng quan trọng nhất. Các cột (properties) nên có:

• Tên khách hàng (Text) — ví dụ “Chị Hoa – Q. Lê Chân”
• Mẫu sofa (Text hoặc Relation tới danh sách sản phẩm) — ví dụ “Sofa góc L bọc da bò 2m8”
• Trạng thái (Select): Đã đặt cọc → Đang cắt may → Đang lên khung → Đang bọc hoàn thiện → Đóng gói → Đang giao → Đã lắp xong
• Ngày đặt cọc và Ngày hẹn giao (Date) — vì sofa đặt riêng thường mất 10-20 ngày sản xuất, hai mốc này giúp thợ ước lượng có kịp tiến độ không
• Khu vực giao (Select): Hải Phòng nội thành / Hà Nội / Tỉnh khác
• Kích thước theo mét dài (Number) — dùng để đối chiếu với công thức giá theo mét dài
• Ảnh sản phẩm (Files & media) — dán ảnh khách chọn từ mẫu hoặc ảnh thực tế đang sản xuất
• Người phụ trách (Person) — thợ chính hoặc nhân viên giao nhận

Sau khi có dữ liệu, chuyển sang Board view và nhóm theo cột “Trạng thái” — lúc này Notion hiện ra y hệt một bảng Kanban, mỗi thẻ là một đơn, kéo thả từ “Đang cắt may” sang “Đang lên khung” khi thợ báo xong công đoạn. Chủ xưởng chỉ cần lướt qua board mỗi sáng là biết đơn nào đang tắc ở khâu nào.

Bước 3: Quản lý kho mẫu da/vải để không bị động khi khách chọn mẫu

Tạo database “Kho mẫu da/vải” với các cột: Mã mẫu (ví dụ DV-102 – Da bò Ý màu nâu cognac), Loại (Da thật/Da công nghiệp/Vải nỉ/Vải nhung), Số mét tồn kho, Nhà cung cấp, Giá nhập/mét, Ngày nhập gần nhất. Khi số mét tồn dưới một ngưỡng (ví dụ 10m), thêm cột Công thức (Formula) đánh dấu “Cần nhập thêm” bằng màu đỏ để nhân viên nhìn là biết cần đặt hàng nhà cung cấp trước khi nhận thêm đơn dùng mẫu đó — tránh tình trạng nhận cọc của khách rồi mới phát hiện hết vải, phải xin lùi ngày giao.

Bước 4: Lịch giao hàng theo khu vực

Vì Ghế Sofa 360 có xưởng ở Lê Chân (Hải Phòng) và showroom ở Đống Đa (Hà Nội), việc gom đơn giao cùng tuyến đường giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển đáng kể. Dùng Calendar view cho database “Lịch giao hàng”, mỗi sự kiện gắn với đơn hàng tương ứng (qua Relation). Nhìn vào lịch tuần, nhân viên điều phối xe có thể thấy ngay ngày nào có 3-4 đơn cùng khu vực Hà Nội để gộp một chuyến xe, thay vì chạy lẻ tẻ từng đơn.

Bước 5: Dùng Template để nhập đơn nhanh

Notion cho phép tạo Template cho mỗi database. Tạo một template “Đơn sofa đặt riêng mới” đã điền sẵn các trường mặc định (Trạng thái = Đã đặt cọc, Khu vực giao = trống để điền), nhân viên bán hàng chỉ cần bấm “New” từ template, điền tên khách và mẫu sofa là xong, giảm sai sót khi nhập liệu thủ công mỗi lần có đơn mới.

Bước 6: Chia sẻ và phân quyền cho nhân viên nhiều chi nhánh

Vào Share ở góc trên bên phải, mời email của quản lý xưởng Lê Chân và nhân viên showroom Đống Đa vào workspace. Có thể giới hạn quyền: thợ xưởng chỉ được sửa cột Trạng thái và Ảnh sản phẩm, còn nhân viên kế toán chỉ xem (view-only) để đối chiếu công nợ. Việc này quan trọng vì dữ liệu giá và thông tin khách hàng cần được kiểm soát, không phải ai cũng nên sửa được.

Một ví dụ vận hành thực tế

Chị Hoa ở Lê Chân đặt cọc mua sofa góc L bọc da bò 2m8. Nhân viên bán hàng tạo card mới trong “Đơn hàng sản xuất”, trạng thái “Đã đặt cọc”, link tới mẫu da DV-102 trong kho. Hệ thống lập tức trừ đi số mét vải dự kiến dùng (thủ công cập nhật hoặc dùng Formula tính theo kích thước). Ba ngày sau thợ báo xong khung, quản lý kéo card sang “Đang lên khung”. Khi hoàn thiện, nhân viên chụp ảnh sản phẩm thực tế dán vào card, kéo sang “Đóng gói”, rồi điều phối viên xếp lịch giao vào Calendar cùng 2 đơn khác ở Hà Nội để gộp chuyến. Toàn bộ quá trình không cần gọi điện hỏi qua lại nhiều lần — ai cũng nhìn vào Notion là biết đơn đang ở đâu.

Nếu bạn đang tìm mẫu sofa để tham khảo trước khi lên board quản lý, có thể xem thêm các dòng sofa giá rẻ hoặc ghế sofa da đang có sẵn tại Ghế Sofa 360 để hình dung cách phân loại mẫu trong database.

Câu hỏi thường gặp

Notion miễn phí có đủ dùng cho một xưởng sofa quy mô nhỏ không?

Gói miễn phí của Notion cho phép tạo không giới hạn database và mời thành viên, chỉ giới hạn dung lượng file tải lên (5MB/file với tài khoản cá nhân). Với ảnh sản phẩm sofa đã nén, mức này vẫn đủ dùng cho xưởng có vài chục đơn/tháng.

Nếu nhân viên không quen dùng máy tính thì có dùng Notion trên điện thoại được không?

Notion có app di động đầy đủ tính năng, thợ xưởng có thể mở Board view trên điện thoại, kéo thẻ đơn hàng từ “Đang bọc hoàn thiện” sang “Đóng gói” ngay tại xưởng mà không cần ngồi máy tính.

Làm sao để tránh nhầm lẫn khi có nhiều đơn cùng dùng một mẫu vải?

Dùng Relation giữa “Đơn hàng sản xuất” và “Kho mẫu da/vải” — khi mở một dòng vải, Notion tự hiện danh sách tất cả đơn đang link tới mẫu đó, giúp biết chính xác còn đủ vải cho bao nhiêu đơn tiếp theo trước khi nhận thêm khách mới.