Cách dùng Google Meet họp nhóm & chốt đơn nội thất từ xa

Không phải khách hàng nào cũng cài Zoom, nhưng gần như ai có Gmail đều mở được Google Meet chỉ bằng một cú nhấp link, không cần tải ứng dụng. Vì lý do đó, đội tư vấn Ghế Sofa 360 dùng Google Meet cho các buổi làm việc cần tính “nhẹ nhàng, vào nhanh” — đặc biệt là các buổi đo đạc không gian phòng khách qua video call với khách ở Hải Dương, Quảng Ninh, những người chỉ muốn bật điện thoại lên xem cho tiện chứ không muốn cài thêm phần mềm. Bài viết hướng dẫn đúng thao tác sử dụng, đồng thời mô tả quy trình đo đạc và chốt mẫu thực tế mà nhân viên áp dụng.

Tạo và gửi lịch hẹn Google Meet cho khách

1. Truy cập meet.google.com bằng tài khoản Gmail công ty, nhấn New meeting rồi chọn Create a meeting for later để lấy link đặt trước.
2. Copy link, gửi cho khách qua Zalo kèm khung giờ hẹn cụ thể, ví dụ “19h30 tối nay em gọi để đo giúp anh/chị phòng khách nhé”.
3. Cách khác chuyên nghiệp hơn: tạo lịch hẹn trực tiếp từ Google Calendar, thêm email khách (nếu có), Calendar sẽ tự sinh link Meet và gửi lời mời kèm nhắc lịch trước giờ hẹn.
4. Đúng giờ hẹn, khách chỉ cần bấm vào link, chọn Tham gia ngay (Join now) trên trình duyệt, không cần đăng nhập nếu chủ phòng đã cho phép khách ngoài tổ chức vào.

Chia sẻ màn hình để tư vấn mẫu và bảng giá

1. Trong cuộc gọi, nhấn biểu tượng Trình bày ngay (Present now) ở góc dưới màn hình.
2. Chọn Toàn bộ màn hình, Một cửa sổ hoặc Một thẻ trình duyệt Chrome — với tư vấn sofa nên chọn đúng một thẻ trình duyệt đang mở trang sản phẩm để đường truyền ổn định, hình ảnh sắc nét hơn so với chia sẻ toàn màn hình.
3. Mở sẵn trang ghế sofa giường Hải Phòng nếu khách quan tâm dòng sofa giường đa năng, lướt trực tiếp để khách xem các mẫu và giá.
4. Dừng chia sẻ bằng nút Dừng trình bày màu đỏ khi chuyển sang phần đo đạc bằng camera.

Quy trình đo đạc phòng khách qua video call

Đây là phần khác biệt lớn nhất so với tư vấn qua điện thoại thông thường. Sau khi khách đồng ý xem xét một mẫu sofa góc hoặc sofa văng, nhân viên hướng dẫn khách theo trình tự:

• Đề nghị khách cầm điện thoại (bật camera sau, camera chính) đi một vòng quanh khu vực định kê sofa, vừa đi vừa mô tả bằng lời các mốc như “đây là cạnh tường sát cửa sổ”, “đây là góc đặt tivi” để nhân viên hình dung bố cục.
• Yêu cầu khách đặt một vật tham chiếu có kích thước cố định (ví dụ thước dây, hoặc một chiếc ghế nhựa cao 45cm quen thuộc) vào khung hình để ước lượng tỷ lệ không gian qua camera.
• Nhân viên ghi lại các số đo khách tự đo bằng thước dây tại nhà (chiều dài tường, chiều sâu góc phòng) ngay trong khung chat của Google Meet để cả hai bên cùng nhìn thấy và đối chiếu, tránh nghe nhầm số qua giọng nói.
• Dựa trên số đo, nhân viên chia sẻ lại màn hình, mở bảng giá theo mét dài (2.5 triệu / 3.5 triệu / 5.5 triệu tùy độ phức tạp thiết kế) để tính nhanh chi phí ước tính ngay trong buổi gọi, giúp khách có con số cụ thể để quyết định thay vì chờ báo giá sau.

Xác nhận mẫu, màu, kích thước cuối buổi gọi

Trước khi kết thúc, nhân viên nên gõ tóm tắt thống nhất ngay trong khung chat Meet, ví dụ: “Chốt tạm: sofa góc chữ L 2m8 x 1m6, màu ghi xám, chất liệu vải nỉ, giao dự kiến 10 ngày”. Việc gõ thành văn bản (thay vì chỉ nói miệng) giúp khách có thể chụp màn hình lại làm căn cứ, giảm tranh cãi phát sinh sau này về màu sắc hay kích thước.

Câu hỏi thường gặp

Khách không có tài khoản Gmail thì có tham gia được Google Meet không?

Có. Khách chỉ cần bấm vào link cuộc họp, trình duyệt sẽ cho nhập tên hiển thị và tham gia dưới dạng khách (nếu người tạo phòng bật chế độ cho phép người ngoài tổ chức tham gia), không bắt buộc phải đăng nhập Google.

Đo đạc qua camera điện thoại như vậy có đủ chính xác để đặt sofa đóng theo yêu cầu không?

Số đo qua camera chỉ mang tính tham khảo để tư vấn mẫu và báo giá sơ bộ. Với đơn đặt sofa đóng theo kích thước riêng, Ghế Sofa 360 vẫn khuyến nghị khách tự đo bằng thước dây tại nhà theo hướng dẫn của nhân viên và đọc số liệu qua Meet, thay vì chỉ dựa vào hình ảnh camera.

Cuộc gọi Google Meet miễn phí giới hạn bao lâu, có đủ cho một buổi tư vấn dài không?

Với tài khoản Google cá nhân miễn phí, cuộc gọi nhóm từ 3 người trở lên giới hạn 60 phút. Với buổi tư vấn một-một (nhân viên và một khách), Google Meet hiện không giới hạn thời lượng, đủ cho một buổi đo đạc và tư vấn kỹ mẫu sofa kéo dài.

Làm sao gửi lại cho khách bản ghi kích thước và mẫu đã chốt sau cuộc gọi?

Chụp lại đoạn chat đã tóm tắt trong Meet, gửi qua Zalo cho khách kèm hotline 0772 294 605 để khách lưu liên hệ và có thể nhắn xác nhận đặt cọc bất cứ lúc nào.